Проект

Проект — это временное предприятие, которое базируется на инвестициях, чтобы достичь уникального результата. Он имеет начало и конец, ограниченные ресурсы, и оценивается по заранее установленным критериям успеха.

Современное понимание проекта

Изначально проекты ассоциировались с крупными инициативами, требующими значительных вложений и ресурсов. Это могли быть масштабные программы по строительству дорог, колоний или промышленных объектов, которыми занимались преимущественно государственные компании.

Проекты прошлого объединяли следующие черты:

• для их реализации создавались отдельные предприятия с привлечением специальных ресурсов;
• они осуществлялись с целью окупить вложенные инвестиции;
• они нацеливались на уникальные результаты, такие как создание новых инфраструктурных объектов;
• если выполнялись за государственный счет, бюджет контролировался, но мог быть гибким и пополняться из казны.

Что изменилось со временем

С переходом капитала в частные руки и на фоне увеличения конкуренции компании стали строже контролировать возврат инвестиций, уделяя больше внимания окупаемости и ограниченному бюджету, чем это было в государственных проектах. Системы контрактов и частные концессии на строительство железных дорог, мостов и заводов стали обыденностью. Это привело к появлению целой отрасли по эффективному администрированию предприятий. А благодаря стараниям Генри Ганта, одного из «отцов научного менеджмента» начала XX века, управление проектами обрело целостность и стало развиваться как отдельная дисциплина.

Что происходит сейчас

С развитием экономики количество проектов продолжает расти, но их восприятие сильно изменилось. От «строек века» с многомиллионными бюджетами и штатом в сотни человек термин стал охватывать и более скромную деятельность. Теперь «проектом» называют как разработку космической станции, так и редизайн сайта магазина сантехники. С уменьшением масштабов упрощаются и методы управления, так как не каждый проект требует значительных средств и ресурсов или рассматривается как инвестиции или способ выживания на рынке.

Мы не считаем такую эволюцию ошибкой, но видим в ней риск. Чем меньше проект, тем проще подходы, применяемые для его реализации. Однако менеджер, привыкший к небольшим задачам, может столкнуться с трудностями при работе над крупными проектами, где потребуются более сложные и классические методы управления. Попытки масштабировать привычные инструменты и подходы могут привести к сложностям, а в худшем случае — к провалу.

Поэтому мы считаем важным, чтобы каждый руководитель проектов знал и применял классические методики управления, чтобы эффективно справляться с задачами любого масштаба.

Как выглядит классический проект

Проект — это условное предприятие с отдельными процессами и ресурсами. Как и у любого предприятия, у него есть устав — ключевой документ, определяющий цели, рамки, требования и другую важную информацию. Шаблоны уставов могут варьироваться, но мы считаем, что в каждом из них есть несколько обязательных моментов, которым стоит уделить внимание в любом проекте. Ниже рассказали о таких моментах.

Обоснование проекта

Обоснование — важный предварительный этап, определяющий цели, ресурсы, сроки и требования к конечному результату. Оно помогает не только на старте, но и в процессе, удерживая фокус внимания заинтересованных сторон и отвечая на вопрос «зачем это нужно?». В обосновании содержится информация о возможных выгодах, текущих проблемах и планируемых результатах».

Примеры обоснований:

• «Клиентам неудобно покупать товары на сайте с телефона. Если мы не разработаем мобильное приложение, то потеряем в продажах».
• «Из-за высокого процента брака мы несем прямые финансовые потери. Если не разберемся с этой проблемой, столкнемся с большим оттоком клиентов».
• «В текущих регионах исчерпан потенциал для развития бизнеса. Если мы не будем увеличивать объемы, конкуренты могут нас поглотить».

Цель проекта

Цель — это четко сформулированное утверждение о итогах реализации проекта. Она служит основой для определения конкретных задач и формирует границы проекта: его объем, масштаб, критерии успеха, оценку требуемых ресурсов и другие элементы планирования. Цель помогает не забывать, зачем мы делаем проект и каких результатов должны достигнуть.

Примеры целей:

• «Разработать новое мобильное приложение для онлайн-шопинга к концу года».
• «Уменьшить количество производственных дефектов на 15% за следующие 6 месяцев».
• «Открыть три новых филиала компании в регионе в течение двух лет».

Критерии успеха проекта

Успех проекта — это не абстрактный термин, а конкретный, заранее согласованный перечень критериев, на основе которых делается вывод об успешности проекта. Эти критерии определяются до запуска и используются для оценки результатов. Именно они помогают руководителю проекта в оценке рисков.

Типы критериев на примере открытия филиалов в регионе:

• По содержанию: снять два офиса и нанять пять сотрудников.
• По срокам: выполнить это за шесть месяцев.
• По стоимости: потратить не более двух миллионов рублей.
• По качеству: выйти за год на определенную прибыль.

Оценка рисков проекта

Риски проекта — это потенциальные события или условия, которые могут оказать как негативное, так и позитивное воздействие на достижение цели проекта, сформулированной через критерии успеха. Главная особенность риска заключается в его неопределенности: это не обязательно произойдет, но это может случиться.

Руководитель проекта вместе с командой оценивает риски еще до старта и контролирует их на протяжении всего проекта. Цель этого процесса — исключить негативное влияние рисков на результаты или вовремя остановить проект при реализации критических ситуаций, чтобы ограничить потери.

Заинтересованные лица проекта

Заинтересованные лица или стейкхолдеры — это люди, которые будут пользоваться результатами проекта или на которых он окажет влияние. Здесь важно учитывать интересы всех участников, особенно тех, кто может ощутить на себе негативные последствия изменений. Без должной заботы о мотивации таких сотрудников вероятность сопротивления возрастает. История знает крайние примеры, например, движение луддитов, когда реакция на нововведения стала разрушительной. В более мягких случаях возможны итальянские забастовки, что также не поможет успеху проекта.

Ответственность в проекте

Ответственность в проекте — это не только возложение обязанностей и поиски «козла отпущения», но и обеспечение команды полномочиями и ресурсами, необходимыми для достижения целей. Она не навязывается сверху в одностороннем порядке, а принимается каждым участником, когда ему предоставляют необходимые инструменты для выполнения задач.

Опытный руководитель проекта, принимая на себя ответственность, обозначает не только свои обязательства, но и ожидает поддержки от команды и других заинтересованных сторон. Его слова могут звучать так: «Я отвечаю за то, чтобы проект был завершен в срок, в рамках бюджета и критериев успеха. Теперь обсудим, что мне нужно для достижения этой цели от каждого из вас».

Цель этого этапа — не просто распределить роли, чтобы наказать за возможные неудачи, а создать условия для успешной реализации задач. И от этого пункта устава мы переходим к ещё одной важной задаче руководителя проекта — выбору оптимальной схемы управления проектом.

Основные методики управления ходом проекта

Plan drawing — классический подход. Он основывается на чётком плане с понятными условиями, путями достижения и предсказуемым результатом. Главное слово здесь — waterfall.

Примеры проектов с этим типом управления: проекты по автоматизации, инфраструктурные проекты.

Change drawing — адаптивный подход, который предполагает возможность внезапных изменений и доработок. Применяется в условиях неопределенности, когда-либо пути достижения целей, либо требования к результатам до конца не ясны. Проект выполняется небольшими шагами — итерациями, что позволяет постоянно корректировать дальнейшие действия на основе текущих результатов. Ключ к успеху в такой методике — постоянная коммуникация участников. Основные термины: agile, scrum, kanban.

Примеры проектов с этим типом управления: проекты по цифровой трансформации.

Гибридный проект — сочетает элементы обоих подходов. Проект разбивается на подпроекты, для которых могут использоваться разные методики управления. Например, одна часть может следовать Waterfall для стабильных и предсказуемых задач, а другая — Agile, обеспечивая гибкость и адаптацию. Такой подход часто используется в сложных и многослойных проектах.

Проект ≠ процесс

Несмотря на то, что проекты в целом мельчают, распространенная ошибка в работе над ними — это попытка выполнять проектные задачи как обычную рутину, без учёта их временного характера и уникальности. Проекты и процессы преследуют разные идеи и цели, требуют различных подходов и методологий управления. Чёткое понимание, когда применять проектный подход, а когда — процессный, позволяет не только оптимизировать усилия и ресурсы, но и лучше контролировать сроки и качество выполнения работы. Ниже представлена таблица с ключевыми отличиями между этими понятиями.

Наше мнение